Serinin önceki yazıları:

Tarz-ı Hizmet Üzerine

İnsan Kaynakları mı? İnsan kabiliyetleri mi?

Kim ne Yapar? İş Nasıl Yapılır? Bilinmeli

“Mesailerin tanzimi” meselesinin tafsilatına devam ediyoruz.

Müessese, kurum, kuruluş, teşkilat, organizasyon aynı mânayı ifade edebilir.

Bir yapıdan bahsediliyor. Birden fazla insan, faaliyet şekline göre sayısı değişen ekipman (teçhizat), işin yapıldığı yer mekan…..

Teşkilat/organizasyon yapılanma gerek metin olarak gerekse şema olarak tanımlanır.

Kamu kurumlarında bu kanun veya yönetmelikle esasa bağlanır.

Özel sektörde genellikle belirsizlikler söz konusudur. Kurumsallık şartlarını gerçekleştirememiş özel sektör kuruluşlarında strateji patronun yoğurt yeme keyfine bağlıdır.

Herkes her şeyden sorumludur. Bunun manây-ı muhalifi yani tercümesi şudur:

Herkes her şeyden sorumlu ise hiç kimse hiçbir şeyden sorumlu değildir.

Bundan dolayıdır ki KOBİ’lerde kurumsallık ve sistem sorunu genel bir eksikliktir.

Özellikle aile şirketleri uzun sürmez ikinci üçüncü kuşakta dağılıyorlar.

Yarım asırlık şirket sayısı yüzlerce diyemeyiz.

Kurumsallığın en büyük engeli kuralsızlık, sistem yaklaşımının olmayışı gibi başlıca sebeplerdir.

Bir zincir en zayıf halkası kadar sağlamdır. İşletmelerin kurumsallığında bir halka sağlam ise çoğu zayıf kalmaktadır maalesef.

İşinde iyi usta olan bir girişimci işletmeciliğin diğer süreçlerine önem vermez. Sadece üretmek ve satmaya odaklanır. Umulmadık süreçlerdeki krizlerde tepetaklak gider.

İşletmenin faaliyetlerinin başlangıcı ile neticesi arasında bir çok halkalar var.

Başlangıca girdiler, iş ve işlemler/prosesler, çıktılar, kontrol mekanizmaları ve destek hizmetler temel bileşenler vb.

Proses / süreçlerde zincirin her bir halkası eşdeğer ehemmiyete haizdir.

Fakat pratikte maliyet ve kâr ekseni dikkate alınır diğer unsurlar sarf-ı nazar edilir. Beklenmedik bir anda sarf-ı nazar edilen basit bir detay büyük aksamalara sebep olur. Risk analizi zaten yapılmamıştır.

Tahmin edilemeyen maliyetler kayıplar aksamalar olur. Herkes birilerini suçlar. Sistem yaklaşımına yaklaşmayan patron özeleştiri yapmaz. Fatura gariban bir çalışana kesilir.

Görev Tanımı

“Kim ne yapar?” sualinin cevabıdır. Kişinin hangi işlerden sorumlu olduğu, yetki ve inisiyatif sınırlarını, kendisinin organizasyondaki yerini, kime bağlı olduğunu, kendine kimlerin hangi birimlerin bağlı olduğunu, olmadığında yerine kimin bakacağı, kendisi üst konumdan kimin yerine vekalet edeceği vb… gibi hususlar belirtilen yazılı olarak deklare edilen onaylı belgedir.

İş Tanımı

“İş nasıl yapılır? Sualinin cevabıdır. İşin adımları aşamaları yazılı metin ve şematik olarak açıklandığı dokümante edilen belgedir.

Yemek yapma tarifleri tanımının en güzel örneğidir.

Bilindiği üzere Araştırma- Geliştirme (AR-GE) çalışmaları, mutfak metaforu ile ifade edilir.

İşin akış şemasıyla açıklanmasına teknik deyimle süreç algoritması da denilir.

Birden fazla birbirleriyle ilişkili işlerin entegre algoritması şemasıyla açıklanır.

Yapay zekâ denilen yazılım algoritmik şemaların önce kâğıt üzerinde dökülmesi sonra yazılıma dönüştürülmesidir.

Yazılımın sağlıklı olmasının temeli doğru algoritmik akış şemalarına bağlıdır.

Robotlarla yapılan rutin tekrar işlerin önce algoritmaları sonra yazılımları yapılır.

Sosyal işler ve manevi hizmetlerde Görev Tanımı ve İş Tanımları

Yukarıda bahsi geçen akış şemaları algoritma haritaları genellikle imalat sektöründe uygulanan yol yöntemlerdir.

Bunu sosyal faaliyetler ve mânevi hizmetlere uyarlanabilirliğini ifade için uzun bir giriş oldu.

Bizim esas meselemiz sosyal ve manevi hizmet süreçleridir.

Bediüzzaman Said Nursi bu münasebeti ihlas risalelerinde bahsediyor. Fabrikanın çarklarının/dişlilerin uyumu, iş bölümünde iğne yapım örneğini bilenler biliyor.

Görev tanımlarının belirsizliğinden dolayı ihtilafların çatışmaların yaşandığını şu paragraftan anlayabiliriz. Belirsizlikler çatışmaların sebebi olabilir. Bir iş herkesin işi ise hiç kimsenin işi değildir. Roller net tanımlanmamışsa herkes patron veya eleman. “Sen ağa ben ağa bu inekleri kim sağa”

“Amma ehl-i din ve ashab-ı ilim ve erbab-ı tarîkat ise, bunların herbirisinin vazifesi umuma baktığı gibi, muaccel ücretleri de taayyün ve tahassus etmediği ve her birinin makam-ı içtimaîde ve teveccüh-ü nâsta ve hüsn-ü kabuldeki hissesi tahassus etmiyor. Bir makama çoklar namzed olur. Maddî ve manevî her bir ücrete çok eller uzanabilir. O noktadan müzahame ve rekabet tevellüd edip; vifakı nifaka, ittifakı ihtilafa tebdil eder.(Lem’alar, Yirminci Lem'a/Birincisi)”

Yani belirsizlikten çatışmalar çıkıyor

İş tanımlarında seri imalatta üretim tekniğinin temeli olan iş bölümü “...bir lambanın birlikte yakılması, iğne yapımı” misaliyle izahı bilenler biliyor.

“Nasıl ki dört beş adamdan iştirak niyetiyle biri gazyağı, biri fitil, biri lâmba, biri şişe, biri kibrit getirip lâmbayı yaktılar. Herbiri tam bir lâmbaya mâlik oluyor. O iştirak edenlerin her birinin bir duvarda büyük bir âyinesi varsa, her birinin noksansız, parçalanmadan birer lâmba oda ile beraber âyinesine girer. Aynen öyle de: Emval-i uhreviyede sırr-ı ihlas ile iştirak ve sırr-ı uhuvvet ile tesanüd ve sırr-ı ittihad ile teşrikü'l-mesaî.. o iştirak-i a'malden hasıl olan umum yekûn ve umum nur her birinin defter-i a'maline bitamamiha gireceği ehl-i hakikat mabeyninde meşhud ve vaki'dir ve vüs'at-i rahmet ve kerem-i İlahînin muktezasıdır.( Yirmibirinci Lem'a /İhlas Risalesi- /1.Mani)

Demek ki sanayideki süreç yönetimi manevi hizmetlere de uyarlanabilir olarak anlaşılmalıdır.

Manevi hizmetler robotik yaklaşımla yürütülemez.

Görev Tanımı ve İş Tanımı sanayide, imalat sektöründe rasyonel yaklaşımın tatbik edildiği alanlardır.

Sosyal faaliyet, manevi hizmetlere uyarlanabilir mi?

El cevap: Pekâlâ uyarlanabilir.

Manevi hizmetlerde ise, insana muhatap olmak. İnsanın mahiyetindeki maddi ve mânevi hasletleri, akıl, kalb, ruh gibi lâtifeleri, duyguları, şefkat, merhamet, hürmet, feragat, acı, lezzet vb. hususlar gibi çok sayıda faktörleri, saikleri, dikkate almak gerekir. Her insan farklı ve ayrı dünyadır. Kişiye özel strateji ve muhatap olma tarzı belirlenmeli. Eğitimde bu pedagojik formasyon konusuna giriyor.

Her insanın hayati önem ve öncelikleri, ihtiyaçları, bakış açıları, değer ölçüleri farklı.

Muktezay-ı hâle göre strateji tatbik edilmelidir.

İşte bu stratejilerin geliştirmek ve uygulamanın yolu yordamı için Araştırma- Geliştirme çalışmalarına ihtiyaç var.

Önce şevk ve heyecan enerjisi. Sonra teknik ve strateji gelir.

“Mevcuda iktifa dûnhimmetliktir” ki genel fotoğraf ve ahval öyledir. Hâlinden memnun, konforu yerinde, asayiş berkemal bir zamanda keyiflerin bozulmasını istemeyen iklimden arzu edilen ürün ve hizmet beklemek fıtrata muvafık değil.

Kimilerinde şevk var teknik yetersiz. Kimilerinde ilim, usül, yol yordam tecrübe var pili bitmiş enerji yok.

Dert edinmek, sevda, sancı çekenler için bahsimiz. Ehl-i keyf, halinden memnunlar bahsimiz haricidir…

İkisi birlikte olacak efendim.

“Hem istek hem teknik nasıl olmalı? “ sualine cevap aramak için birlikte kafa yormak dert edinmek lazım. Telahuk-u efkâr veya AR-GE diyelim fark etmez.